Роль административных помощников заключается в поддержке профессиональных сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности. Будь то в правительственных, коммерческих или некоммерческих организациях, администраторы наполняют офис, заботясь о таких элементах, как бумажная работа и компьютерные записи. Как правило, они также выполняют некоторые административные обязанности, но конкретные задачи зависят от уровня работы и типа офиса.
$config[code] not foundЕжедневные обязанности
Административные помощники выполняют такие обязанности, как организация встреч, планирование встреч, ведение календаря офиса, ответы на телефонные звонки и редактирование корреспонденции. Они поддерживают офисные файлы и базы данных и создают компьютерные таблицы и презентации. Часто в их обязанности также входит закупка расходных материалов и управление комнатой снабжения.
В их обязанности по обслуживанию клиентов входит прием посетителей офиса и наблюдение за тем, чтобы они получали необходимую им помощь.
Дополнительные обязанности
Другая работа административных помощников часто зависит от конкретной отрасли. В юридических офисах администраторы помогают подготовить юридические документы, а в медицинских офисах они выставляют счета страховым компаниям. В школьных офисах ведение записей о студентах и общение с родителями входят в их обязанности.
Уровень и должность определяют степень ответственности административного помощника. Администраторы начального уровня сосредотачиваются на канцелярских функциях и базовых компьютерных задачах, но старшие администраторы с продвинутыми компьютерными навыками обычно берут на себя административные обязанности, включая надзор за канцелярским персоналом и обучение новых сотрудников. Административные помощники руководителей могут также проводить исследования, писать отчеты, вести протоколы на совещаниях, контролировать других администраторов и организовывать поездки.
Знания и навыки
Организационные способности необходимы потому что основная задача администратора - вести офисные записи и отслеживать встречи и встречи. Администраторы также должны уметь хорошо общаться на английском языке в устной и письменной форме и проводить интернет-исследования. Работа требует навыков работы с офисным оборудованием, включая компьютеры, фотокопировальные устройства, телефонные системы, факсы и оборудование для видеоконференций.
В зависимости от должности и отрасли, Администраторы должны владеть различными компьютерными программами, такими как электронная почта, бухгалтерский учет, базы данных, электронные таблицы и программное обеспечение для обработки текстов..
Квалификация для работы
Помощникам по административным вопросам требуется как минимум диплом средней школы, включающий занятия по офисной практике и компьютерному программному обеспечению. Полезно дополнительное обучение английскому языку и навыкам работы на компьютере, и многие администраторы посещают какие-то уроки в техникумах или колледжах или имеют ученую степень. Работодатели также обычно обучают новых сотрудников в своих служебных процедурах и словарном запасе конкретного бизнеса - например, юридический словарь.
Администраторы могут получить добровольную сертификацию от Международной ассоциации административных специалистов, Сертификация требует от двух до четырех лет опыта работы, в зависимости от уровня образования администратора, и соискатели также должны сдать экзамен.
