Одной из обязанностей сотрудников, работающих на различных уровнях государственного управления, является написание инструктивных записок для политиков, которые используют эти меморандумы, чтобы узнавать о проблемах и направлять их при формировании протоколов, процедур и законов. Информационная записка - это краткое изложение проблемы или случая, которое представляет читателю призыв к действию. Успешная записка убеждает читателя действовать, предоставляя конкретные доказательства, которые легко понять и оценить.
$config[code] not foundНачните заметку, написав «Кому:» и «От:». Вставьте имя отправителя и получателя после двоеточий. На следующей строке напишите дату, когда вы написали записку. Завершите этот раздел, написав «Тема:», а затем тему, на которую ссылается памятка.
Укажите действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял в первом предложении или абзаце заметки.
Поддерживайте внимание читателя, используя короткие, сжатые абзацы, которые не длиннее 5 предложений. При указании причин для принятия действий перечислите каждую причину в отдельном абзаце.
Используйте эмпирические данные, чтобы убедить читателя в необходимости предлагаемого курса действий. Например, приведите статистику жилья для малоимущих при поиске изменений в конкретной политике зонирования. Избегайте обобщений, которые вы не можете подтвердить фактами.
Обрисуйте альтернативные варианты действий или политики, описав преимущества и недостатки каждого из них.
Избегайте излишне многословных или формальных выражений, например «согласно нашему обсуждению» и технического жаргона, когда вы цитируете факты и цифры. Используйте простой, прямой язык, понятный любому читателю.
Используйте активный голос, а не пассивный, на протяжении всей заметки, чтобы поощрить действие. Если вы хорошо знаете получателя заметки, используйте местоимения от первого лица, такие как «я» и «мы», потому что люди, скорее всего, сделают что-то для тех, кого они считают лично знакомыми. Подчеркните такие личные связи, используя сокращения, такие как «Я».
Подтвердите необходимость действий в конце заметки. Обязательно укажите, есть ли крайний срок для действия, которое должно быть выполнено.
Предупреждение
Брифинг длиной более двух страниц становится отчетом, который читатель вряд ли прочтет сразу после получения.
