Вы только что получили новый клиент. Вы, кажется, хорошо ладите с ними. Вам понравилось работать над ранними проектами, которые вам прислали. Короче говоря, все выглядит многообещающе. Это пока не пришло время выставить счет вашему клиенту.
Выставление счетов - это утомительная, формальная и разочаровывающая задача, которая абсолютно необходима. В конце концов, если без счетов, вам не платят. А когда вам не платят, ваш бизнес падает.
$config[code] not foundЕще хуже? Как вы можете попросить оплату, не выглядя слишком холодно или настойчиво? Это особенно верно при выставлении счетов новому клиенту, который не знаком с вашими привычками выставления счетов и индивидуальностью.
Как выставить счет клиентам
Вы можете начать, следуя этим 10 советам по выставлению счетов, которые не только гарантируют более быстрые платежи, но также помогут избежать раздражения нового клиента.
1. Будьте просты, когда вы выставляете счет своим клиентам
Несмотря на то, что вы хотите выглядеть как можно более профессионально, нет необходимости делать счета более сложными, чем они есть.
Например, поскольку большинство людей не знакомы с жаргоном платежа, таким как «нетто 30» или «при получении», используйте простой язык, который подходит прямо к сути. Вместо этого, написав «нетто 30», используйте «30 дней» или «в срок до 30 дней». Просто, заранее, и это не может быть неправильно понято. Это устраняет любую путаницу и не создает у клиента ощущения, будто вы пытаетесь заставить его вытащить онлайн-словарь или натянуть шерсть на глаза.
Бонус СОВЕТ: Вы можете упростить условия оплаты, спросив у нового клиента, какой у них цикл выставления счетов, чтобы вы оба были на одной странице. Например, если это первое число месяца, тогда вы должны отправить им свой счет.
2. Включите всю соответствующую информацию
Ваш счет должен всегда содержать следующую информацию:
- Ваше имя
- Ваш налоговый номер
- Ваш адрес (ваш физический адрес и адрес электронной почты)
- Ваш номер телефона
- Номер счета
- Детализированная разбивка оказанных услуг или продуктов
- Итого
- Срок оплаты
Включение этой информации устранит любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть у клиента в отношении счета. И, если у них есть запрос, они могут легко связаться с вами, так как вы предоставили всю свою контактную информацию.
3. Предложите гибкие варианты оплаты
Сделайте так, чтобы ваши клиенты были довольны, и увеличьте скорость платежей, предоставив им возможность оплатить ваш счет предпочтительным способом оплаты.
Большинство платформ для выставления счетов предлагают широкий спектр вариантов оплаты при оплате счетов, таких как кредитные карты, электронный перевод средств (EFT), автоматический расчетный центр (ACH) или криптовалюты, такие как биткойны.
4. Отправлять автоматические напоминания и обновления
Не ждите, пока не пройдет платеж, чтобы связаться с вашими клиентами. Использование облачного программного обеспечения для выставления счетов-фактур позволяет отправлять автоматические и понятные напоминания и обновления об оплате, когда срок счета-фактуры приближается к сроку.
Таким образом, клиент может оставаться в курсе статуса своего аккаунта, не получая штрафов за опоздание. Это стимулирует своевременные платежи, а также уменьшает неловкость последующих действий.
Еще лучше, если это будет текущий проект, вы можете настроить регулярные платежи с клиентом так, чтобы никто из вас не забыл о счете.
5. Настройте каждый из счетов вашего клиента
Лично я не выношу общих сообщений. Они не только безличны, их невероятно легко не заметить. Если я так чувствую, то просто представьте, как чувствует себя ваш клиент, когда он открывает эту мягкую, холодную накладную, в которой почти нет деталей.
Отправка настраиваемых счетов-фактур, которые включают имя клиента, контактную информацию, запрашиваемую информацию об оплате, такую как номер заказа на покупку, идентификационный номер работодателя (EIN), и разбивка услуг, заставляет их чувствовать себя VIP-персоной, так как вы потратили время на настройку счета, Но вы всегда можете пойти еще дальше и добавить немного больше персонализации, добавив рукописную заметку «спасибо», либо добавив ссылку на контент, который клиент может найти ценным для своего бизнеса. Например, если они упомянули, что они заинтересованы в биткойнах, отправьте им вводную статью, объясняющую эту криптовалюту.
6. Предложение стимулов
Это простой и эффективный способ мотивировать клиента своевременно оплачивать счета. Кроме того, это делает их особенными. Даже если это скидка всего в 2% от общей суммы счета, этого достаточно, чтобы мотивировать клиента совершить платеж.
Помимо предоставления скидки, вы можете стимулировать вашего клиента через:
- Скидка от будущей работы.
- Кредит магазина
- Предложение подарочного сертификата на товары или услуги партнера.
- Рекламная добыча.
7. Сделайте так, чтобы их ценили
Мы упоминали об этой стратегии несколько раз, но если вы хотите, чтобы ваши клиенты были довольны, то дайте им почувствовать себя ценными.
Это включает в себя все от:
- Если у них недавно была акция или день рождения, укажите это в разделе сообщений счета-фактуры.
- Дайте им личное внимание.
- Всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо» в ваших счетах.
- Прослушивание их отзывов или предложений.
- Упоминание ваших текущих предложений.
8. Не удивляйте своих клиентов
Если вы понимаете, что работа потребует больше времени, усилий или материалов, сообщите им об этом как можно раньше. Любое изменение в статусе работы обычно означает, что это увеличит стоимость проекта. Вы захотите быть в состоянии немедленно обсудить это изменение со своим клиентом, чтобы они не находились в тупике, когда открывали счет.
Будьте максимально подробны и прозрачны во время этой дискуссии, чтобы не удивлять. Если клиент согласен с этими изменениями, убедитесь, что вы получите его в письменном виде. Некоторые клиенты могут чувствовать себя немного обиженными, когда им приходится что-то писать в письменной форме.
Иногда, если вы записываете информацию, а им просто нужно подписать новую оценку, это будет проще для вас обоих. Независимо от того, выписываете ли вы счет-фактуру или нет, указывайте первоначальные затраты, а затем - расходы, выходящие за рамки объема.
9. Будьте кристально чистыми
Заранее объясните все с клиентом и будьте максимально подробны в своих счетах. Например, если вы не указали дату платежа или предпочитаемый способ оплаты, вы не можете ожидать, что клиент оплатит счет, как только он его получит. В конце концов, они не знают, когда ожидается платеж или как его оплатить.
Будучи кристально чистым, предотвращает недоразумения и обеспечивает быстрый процесс оплаты.
10. Никогда не теряй равновесия
Что, если вы следовали совету, указанному выше, но клиент пропустил срок оплаты? Вам придется гоняться за этим платежом. Тем не менее, делайте это, не злиться - или «отрывисто».
Пока вы не знаете обстоятельства, может быть простое объяснение, почему платеж просрочен. Был ли счет случайно смещен, или у клиента была чрезвычайная ситуация в семье? Не записывайте этот мост вместе с клиентом, потому что вы автоматически предполагаете, что это тупик.
Опять же, использование автоматизации напомнит клиентам о приближении платежа, а затем будет «пинговать» клиента, пока счет не будет оплачен.
Если это не сработает, свяжитесь с клиентом, позвонив или отправив ему электронное письмо, и спросите его, если что-то не так. Если они новый клиент и не отвечают, они могут не понимать ваши способы ведения бизнеса. Все еще не спешите с выводами.
Если они клиенты, с которыми у вас всегда были проблемы подобного типа - тактика может потребоваться изменить. Если они должны вам крупную сумму или у вас отстает несколько месяцев, вам может потребоваться консультация юриста. Иногда вам нужно отправить счет в коллекции. Но это последнее усилие.
Хотя погоня за просроченными платежами разочаровывает, никогда не теряйте равновесия. Никогда не используйте угрожающие или агрессивные выражения.
Дайте вашему клиенту возможность объясниться, быть твердыми, прямыми и искренними в отношении любых просроченных платежей или последствий пропуска срока оплаты с самого начала.
Перепечатано с разрешения. Оригинал здесь.
Изображение: Due.com
Ещё в: Publisher Channel Комментарий к контенту ▼
