Одна из самых больших проблем, с которыми может столкнуться организация, - это заставить сотрудников заполнять расписания и отслеживать их время.
В эпоху настороженности «Большого брата» и повышенного внимания к частной жизни некоторые сотрудники могут ссориться и суетиться из-за идеи учета своего времени, в то время как другие могут испытывать трудности с представлением своих расписаний полностью.
Какой бы ни была причина для внедрения этого процесса, будь то государственное соответствие или лучшее понимание ваших затрат, конечный результат один и тот же: ваши сотрудники должны встать на борт и отслеживать свое время.
$config[code] not foundДавайте посмотрим на шаги, которые могут иметь большое значение для того, чтобы заставить сотрудников заполнять расписания.
Объясните, как это происходит с наградами
Один из главных шагов к мотивации ваших сотрудников - объяснить им, почему это важно. Это может быть сделано либо через систему вознаграждений, либо через систему положительного / отрицательного подтверждения.
Одна бразильская компания зашла настолько далеко, что установила пивную машину, которая открывалась только после того, как все представили свои табели правильно и вовремя.
Но если вы не пойдете по пути, наполненному алкоголем, простая, но эффективная причина, по которой ваши сотрудники заполняют свои табели учета, - это огромное преимущество, которое оно приносит им лично. По оценкам, каждый день экономика США теряет 50 миллионов оплачиваемых часов, или 7,4 миллиарда долларов.
Чем объясняется потеря? По мнению AffinityLive, компании, занимающейся автоматизацией профессиональных услуг, потеря происходит из-за плохих методов отслеживания времени. Компания говорит:
«Из-за отсутствия технического прогресса и плохих привычек в отслеживании времени AffinityLive обнаружил, что 51 процент респондентов редко или никогда не отслеживают время, затрачиваемое на чтение и ответ на электронные письма, и 28 процентов сказали то же самое для собраний».
Решение? Affinity Live добавляет:
«Переход от еженедельных… обновлений расписаний к ежедневным… позволит получить 52 000 долл. США на каждого профессионала в год в оплачиваемое время».
В результате самый важный шаг в том, чтобы помочь вашим сотрудникам заполнить свои табели учета рабочего времени, - это помочь им понять, что чем лучше они будут отслеживать свое время, тем больше будет оплачиваемых часов в вашей компании.
В свою очередь, эти дополнительные оплачиваемые часы равняются большему поступающему доходу и лучшей компенсации сотрудникам в целом. В любом случае, ваши сотрудники получают прямую выгоду.
Делай проще
Это может быть так же просто, как держать ваших сотрудников сосредоточенными и на задачах. Вы можете пойти по стопам Iris, компании, которая внедрила программу, в которой такие сайты, как Facebook и Google, были полностью заблокированы, пока их сотрудники не отправили заполненные расписания.
Хотя эти методы могут показаться суровыми, они абсолютно эффективны в установлении золотого стандарта для простого и легкого отслеживания распределения времени у ваших сотрудников.
Другим важным шагом является облегчение для ваших сотрудников заполнения их расписаний с помощью современного автоматизированного программного обеспечения, включая простые и понятные пользовательские интерфейсы. Слишком много компаний полагаются на устаревшее программное обеспечение или, что еще хуже, не компьютеризированные методы их отслеживания. Тем не менее, другие компании используют системы, которые являются настолько конкретными и детальными, что сотруднику нужна легенда, чтобы понять, как распределить свое время по категориям.
Чтобы избежать этих проблем, постарайтесь максимально автоматизировать процесс. Современное программное обеспечение для отслеживания времени может быть неоценимым ресурсом, помогающим сотрудникам и менеджерам оптимизировать и автоматизировать процесс.
В идеале заполнение расписаний должно занимать не более нескольких минут в день.
Привязка расписаний к оплате
Это может показаться простым решением, но иногда простые решения работают лучше всего. Когда все остальное не удается, проясните, что оплата зависит от заполненных расписаний.
Как подчеркивает специалист по кадрам Сюзанна Лукас, при использовании этого метода необходимо соблюдать осторожность:
«Запрещено платить кому-то за отработанное время, и в некоторых штатах вы можете столкнуться с большими трудностями из-за задержки зарплаты, но (уточните у адвоката в вашем штате), почему бы просто не установить крайний срок, и если они его пропустят, они не платят за эту неделю до следующего раунда зарплат? Подумайте о том, что вы пытаетесь побудить их сделать: заполните тайм-карты, чтобы они могли быть оплачены ».
Однако, если сотрудники продолжают бороться с заполнением своих расписаний, Лукас подчеркивает, что такое поведение «может указывать на то, что проблема заключается не в немотивированных сотрудниках, а в процессе создания расписаний, который приводит в уныние».
Объясняя, почему, подготавливая пример, упрощая его и привязывая временные таблицы к платежам, организации могут во многом помочь сотрудникам заполнить электронные таблицы и, надеюсь, помочь им оценить преимущества этого.
Часы с фото через Shutterstock
1 комментарий ▼
