Канцелярские задачи, такие как набор текста, хранение и ответ на служебные телефоны, когда-то были переданы секретарям, исполнительным помощникам и административным сотрудникам. Но с большим количеством рабочих мест, требующих технологических навыков, профессионалы (включая юристов, врачей, учителей и т. Д.) Нередко ожидают использования канцелярских навыков для выполнения своих повседневных задач. Поскольку многие работники используют компьютеры, канцелярская работа стала неотъемлемой частью практически любой работы и профессии. Карисса Доши, автор GoodTemps, рассказывает, почему эти шесть канцелярских навыков жизненно важны для офисных работников: набор текста, хранение данных, ввод данных, использование телефона и знание Microsoft Word и Excel.
$config[code] not foundТипичные офисные навыки
Независимо от того, подаете ли вы заявление на должность исполнительного помощника или штатного адвоката, у вас должны быть некоторые навыки канцелярского дела. В зависимости от вашей роли вы можете не относиться к этим навыкам как к чисто клерикальным - описание их как офисных навыков может быть более точным.Например, помощник по административным вопросам, естественно, будет проводить большую часть своего рабочего дня за выполнением делопроизводства. Тем не менее, юристы, медсестры и другие специалисты также полагаются на свои навыки набора текста и соответствующие технологические навыки при составлении писем клиентов, составлении сводок о посещениях медицинского кабинета, написании юридических записок или записи заметок на ноутбуке во время судебного разбирательства. Помощник по административным вопросам может ссылаться на свои «канцелярские навыки» при описании своей квалификации, в то время как адвокат штата может просто использовать термин «офисные навыки», чтобы объяснить, что она знает, как обходиться с клавиатурой. Вы обязаны широко распространенному и межфункциональному использованию канцелярских и типичных офисных навыков компьютерам, ноутбукам, планшетам и смартфонам.
Совершенствуйте свои навыки в наборе текста, Microsoft Word и Excel
Понимание расположения букв на клавиатуре и букв, на которых вы держите пальцы, является ключом (без каламбура) к быстрой и точной печати. Перед тем, как подать заявку на работу, требующую ввода текста в качестве требуемой квалификации, пройдите онлайн-тест набора текста, подобный тому, который предлагается в LiveChat. Онлайновый тест ввода текста измеряет вашу скорость (количество слов в минуту или WPM) и точность. Многие работодатели ценят точность за скорость. Например, если вы набираете 100 слов в минуту и ваша точность составляет всего 60 процентов, вы потратите время на исправление своих ошибок. Вы также можете стремиться набирать 50 WPM со 100-процентной точностью. Есть много онлайн-уроков, которые помогут вам улучшить свои навыки печати.
В настоящее время канцелярские навыки, как правило, являются синонимом способности использовать на компьютере приложения для повышения производительности, такие как Microsoft Word, Excel и часто PowerPoint и Access. Ваше знание Microsoft Word, Excel и других программных приложений частично зависит от ваших навыков печати. То же самое с вводом данных. Когда вы пишете корреспонденцию, отчеты или другие письменные материалы в повествовательном формате, скорее всего, вы будете использовать Microsoft Word. Для создания электронных таблиц потребуются навыки ввода данных и знание Microsoft Excel - и то, и другое требует точности, а в некоторых случаях - скорости, в зависимости от того, насколько быстро вы выполняете свою работу. Термин «ввод данных» обычно относится к навыкам набора на клавиатуре (т. Е. Набора текста), которые включают цифры, а также ваш уровень комфорта с правой стороны клавиатуры, аналогичной 10-клавишной прибавочной машине.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемТелефонная и офисная связь
Секретарям, административным помощникам и регистраторам обычно требуется отвечать на служебные телефоны, которые могут варьироваться от одной телефонной линии до многострочной деловой телефонной или коммутируемой системы голосовой связи по Интернет-протоколу (VOIP).
Независимо от количества телефонных линий, на которые вы должны ответить, правильный телефонный этикет является важной областью делопроизводства. Обычные телефонные обязанности офисного работника включают четкое и профессиональное реагирование на звонящие, а также умение правильно перенаправлять и перенаправлять звонки. Даже если вы не являетесь администратором, вы должны знать, как правильно реагировать на звонки в случае получения перенаправленного вызова. Если вы подаете заявление на неадминистративную должность, не перечисляйте телефонные навыки в своем резюме - просто обратитесь к своим письменным и устным навыкам общения, потому что маловероятно, что вы будете назначены по телефону. С другой стороны, если вас интересует неадминистративная должность и вы являетесь резервным администратором или управляете канцелярским персоналом, укажите свои знания по сложным системам телефона или коммутатора, чтобы было ясно, что вы знакомы с оборудованием.
Описание ваших клерикальных способностей
То, как вы описываете свои канцелярские навыки и способности, может зависеть от должности, на которую вы претендуете. Если в объявлении о вакансии конкретно указано, что канцелярские обязанности являются частью работы, то во всех ваших резюме и заявке должно содержаться раздел «Клерикальные навыки». В этом разделе укажите программные приложения, которыми вы владеете; если вы продвинутый пользователь, укажите это в своем описании. Если у вас есть обучение или сертификация по этим приложениям, вы также можете указать это в описании своих навыков или в другом разделе своего резюме для обучения и сертификации. Кроме того, если у вас есть значительный опыт работы с определенными приложениями, укажите это.
Например, в вашем резюме может быть указано: «Microsoft Word - 10-летний опыт работы, в том числе высокий уровень владения навыками создания сложных отчетов, составления корреспонденции и использования функций слияния для эффективной обработки массовых рассылок. Microsoft Excel - 8-летний опыт работы, в том числе 3 года». с использованием таких функций, как создание мульти-справочных формул, сводных таблиц и VLOOKUP. "
Если вы подаете заявление на работу, в которую вы не входите в административную группу, или если вы не подаете заявление на работу канцелярского персонала, рассмотрите описание ваших технических навыков таким образом, что вам не кажется, что вы бухгалтер, ищущий секретаря позиция. Например, если объявление о вакансии предназначено для бухгалтера, обладающего знаниями о программном обеспечении и продуктивных приложениях, не указывайте «Навыки клерикального обучения» в своем резюме. Приложите краткое описание вашего мастерства в определенных приложениях, таких как Microsoft Excel, Access и PowerPoint - это часто те приложения, которые сотрудники, выполняющие профессиональные функции, должны комфортно использовать. Опять же, если вы являетесь опытным пользователем Excel или прошли обучение или сертификацию в приложении, которое используют бухгалтеры, включите его в свое резюме. Вы можете использовать заголовок «Приложения для повышения производительности» или что-то подобное, чтобы не выглядело так, что вы больше сосредоточены на канцелярских аспектах работы, которую вы хотите, а не на квалификации, которую вы приносите на стол для должности более высокого уровня.,
Работа помощника по административным вопросам, требующая канцелярских навыков
Роли помощника по административным вопросам требуют навыков канцелярского персонала, хотя в должностной должности может не быть конкретного указания «Вот те канцелярские навыки, которые вам необходимы для работы в этой роли». Перечисленные должностные обязанности являются примерами задач, требующих навыков канцелярских работников. Вот пример размещения вакансии на должность помощника по административным вопросам, которая требует канцелярских и офисных навыков:
Институт общественного здравоохранения ABC ищет административного помощника для поддержки руководителя лаборатории общественного здравоохранения и оказания помощи в повседневной работе лабораторий общественного здравоохранения. Этот исполнительный административный помощник будет располагаться на седьмом этаже института, чтобы приветствовать посетителей, студентов, преподавателей и сотрудников. Помимо обеспечения высочайшего уровня обслуживания клиентов, этот сотрудник будет оказывать общую офисную поддержку преподавателям и сотрудникам лаборатории, помогая руководителю лаборатории общественного здравоохранения и исполнительному директору Института общественного здравоохранения выполнять различные административные мероприятия и выполнять связанные с ними задачи.
Исполнительный административный помощник: Приветствует, ориентирует и направляет посетителей; прямые телефонные звонки, прием сообщений и ответы на вопросы об Институте общественного здравоохранения и лабораториях общественного здравоохранения; помощь в заказе, получении, хранении и распределении канцелярских, лабораторных и учебных материалов; при необходимости помогать в выполнении других связанных с этим делопроизводства, таких как копирование, отправка факсов и подача документов; ежедневно контролировать и пополнять запасы канцелярских товаров, включая такие материалы, как бумага и тонер для копиров и принтеров; регулярно проверять конференц-залы, чтобы убедиться, что они надлежащим образом снабжены канцелярскими товарами и презентационными материалами; поддерживать чистоту и безопасность рабочей среды в центральном офисном помещении и в других общественных местах на седьмом этаже; соблюдать процедуры безопасности для сотрудников и требовать соблюдения процедур безопасности для посетителей на всей территории офиса; размещать заказы, используя процесс внутренних закупок, и вести учет заказов и использования ресурсов на седьмом этаже; резервировать залы заседаний седьмого этажа для Института общественного здравоохранения; служить основным контактным лицом для преподавателей и сотрудников лаборатории; подавать заявки на обслуживание офисной техники и мебели; координировать получение и доставку услуг ночной и экспресс-почты (например, FedEx, UPS); и служить основной точкой контакта для преподавателей, посетителей и студентов.
Штатный бухгалтер (неадминистративный) Вакансии, требующие канцелярских навыков
Аналогичным образом, существуют другие должности, которые не являются ролями административного помощника, но для которых требуются аналогичные навыки канцелярского персонала, например, штатный бухгалтер. В этом примере размещения вакансий для штатного бухгалтера есть несколько обязанностей, которые требуют навыков канцелярского персонала. Тем не менее, они не указаны конкретно как канцелярские или офисные навыки. Например:
Бухгалтер по работе с персоналом в XYZ Industries будет отвечать за подготовку записей в журнале, ежемесячных и закрытий на конец года, сверку банковских счетов, ведение основных средств и сверку Главной книги. Кроме того, вы будете участвовать в соблюдении нормативных требований, проверять графики для процессов отчетности и работать вместе с нашими внешними аудиторами для ежеквартальных проверок и ежегодных аудитов. Основные обязанности - подготовка записей в журнале и выверка счетов, включая, помимо прочего, денежные средства, расходы по предоплате и расчет заработной платы; вести закрытие на конец месяца, записи в журнале, без надзора; вести регистр основных средств, амортизацию и сверку; анализировать отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты и доводить результаты до сведения руководства; участвовать в общеотраслевых инициативах; оказывать помощь в процессах закрытия месяца, квартала и конца года, включая ежемесячную подготовку финансовой рабочей тетради; внедрить, поддерживать и придерживаться внутреннего контроля в рамках SOX и процедур бухгалтерского учета, обеспечивающих соответствие GAAP; сообщать о финансовых данных и сообщать их в полезной и понятной форме; управлять графиком аренды и графиком ежемесячных платежей.
Требования к работе включают в себя: проверенные аналитические навыки, такие как выявление проблем, сбор соответствующих данных, получение обоснованных выводов и рекомендации по улучшению и корректирующим действиям; опыт выставления счетов и знакомство с выверкой счетов; предпочтительный опыт дебиторской задолженности, а также знание Microsoft Excel; базовые знания в записях журнала и опыте кредиторской задолженности; организационные, письменные и устные коммуникативные навыки; и способность работать в электронных таблицах и базах данных; преданность делу и необходимые навыки для соблюдения критических сроков работы.
Никогда не стоит недооценивать актуальность духовного опыта
Если вы подаете заявление на должность помощника по административным вопросам или судебного адвоката, не стоит недооценивать важность канцелярских навыков или опыта делопроизводства. Знание навыков работы в офисе и делопроизводства - полезная квалификация для любой работы. Ваше знакомство с офисными процессами и способами их управления, очевидно, имеет важное значение для административной роли. Если вы претендуете на должность, где от вас ожидают наблюдения за канцелярским персоналом, вам нужны управленческие навыки, но понимание важности офисных навыков также является ценным, потому что это означает, что вы можете координировать рабочие нагрузки и управлять рабочими ожиданиями других, которые отчитываются перед вами, Кроме того, в неадминистративной или неклинической роли наличие навыков работы в офисе также предполагает, что вы способны участвовать в качестве члена команды, когда административный помощник или секретарь недоступен или работает над другими приоритетами.
