Что вы думаете: все ли мы недооцениваем важность электронной почты? Может быть, потому что он теряется в спаме или из-за альтернативных каналов в твиттере, LinkedIn и Facebook? Один умный человек недавно напомнил мне, что электронная почта является основой социальных сетей.
А в недавнем сообщении по деловому этикету на форуме American Express OPEN эксперт по малому бизнесу Стив Стросс написал:
«Электронная почта в настоящее время является доминирующей формой делового общения и должна рассматриваться как таковая. Некоторые единообразные правила помогают всем оставаться на верном пути ».
$config[code] not found
Я говорю, что даже с «е» перед ним, это все еще почта. Это ваше деловое общение. Это не просто продажи. И наше погружение в быстрые и небрежные текстовые сообщения не означает, что мы не должны обращать внимание на наши собственные электронные письма. И если ты собираешься сделать это - и смирись с этим, то ты - сделай это правильно. Я думаю, что в моем списке нет ничего, что мы еще не знаем, но нам могут понадобиться напоминания. Надеюсь, это поможет:
1. Держать его коротким, Мы все заняты. Большинство из нас просматривают наши электронные письма, ищут ключевые моменты и пытаются быстро войти и выйти из них. Я никогда не писал ничего такого, что не было бы более полезным, если бы его длина была вдвое меньше.
2. Сделайте резюме темы, Это кажется очевидным, но отсканируйте ваши собственные электронные письма, и вы обнаружите, что большинство строк темы в лучшем случае случайны. У нас есть темы, которые растут как снежки, прикрепленные к теме первого сообщения, тема, которая давно изменилась. Мы натолкнулись на такие темы, как заголовки, пытаясь заставить нас читать дальше. Не похоже на спамера. Опишите ваше сообщение в вашей теме.
3. Начинайте и заканчивайте словом «вы». Это одна из основ написания деловых писем: учтите интересы своего читателя. Начните свой первый абзац со слова «Вы» и включите что-то вроде «вы спросили меня…» или «вы хотели …» или «вы упомянули» или «вам нужно». Начните свой последний абзац с «вы» и подчеркните, что вы Читатель будет делать то, что вы просите.
4. Только одна тема на сообщение, Вы найдете, что ваши фактические результаты электронных писем идут вверх, когда вы разбиваете свои электронные письма на одно сообщение для каждой темы. Те дополнительные сообщения, которые вы хотели бы включить, с большей вероятностью будут потеряны. Разбейте сообщения.
5. Используйте соответствующий тон, Будьте осторожны и будьте верны с тоном. Сарказм, пародию и иронию трудно поместить в холодный жесткий черный и белый текст. Тоны очень легко понять неправильно. Никогда не пишите электронные письма, которые могут быть неверно истолкованы и пересланы кому-то вне контекста. Никогда не пишите электронную почту, которая была бы смущающей, если цитируется.
6. Не отправляйте дополнительные копии. Это сообщение, а не архив или хранилище. Мы все ненавидим эти дополнительные копии с обложки на обратной стороне, которые разносятся по электронной почте всем, кто когда-нибудь смутно обвинит вас в том, что вы что-то не отправили, не обработали и не уловили. Пошлите свою электронную почту людям, для которых это предназначено, и никому больше.
7. Уважайте орфографию и грамматику, По крайней мере, используйте проверку орфографии, но при этом следует понимать, что проверки орфографии не выявляют много явно плохих ошибок. Использование «там» для «их», например, или очень распространенное смешение апострофов и множественного числа, как если бы каждое слово во множественном числе нуждалось в апострофе. Попробуйте этот поиск Google или мой личный фаворит, 10 распространенных ошибок на oatmeal.com. Эти ошибки делают с вашими сообщениями то, что большой кусок шпината, попавший в ваши зубы, делает с вашей улыбкой.
8. Помните, что это не личное, Электронная почта вашей компании принадлежит компании, и ваша личная электронная почта может быть вызвана в суде. Люди, которые хотят и знают, как можно отследить электронную почту. Никогда не пишите в электронной почте ничего, что смущало бы вас или вашего получателя, неуместно, фанатично, незаконно или глупо.
9. Электронная почта не для аргументов, Злые слова не разлагаются микроорганизмами. Никогда не спорьте по электронной почте. Пройдите по коридору или позвоните по телефону. Я сам усвоил это на собственном опыте, думая, что мое блестящее использование английского языка может каким-то образом сделать точку лучше, чем я мог со старомодным разговором. Это никогда не делает. Электронная почта почти никогда не выигрывает точку или останавливает спор. Это почти всегда делает вещи хуже, а не лучше.
10. Следите за этими нитями, Большая часть нашего программного обеспечения для работы с электронной почтой создает длинные электронные письма, как дети, которые создают снежные комья, катящиеся вниз по склону. Каждое новое письмо собрано ниже в ветке. Есть ли кто-нибудь, кто хотя бы один раз не осознал смущения, слишком поздно, что вы случайно отправили длинную ветку по электронной почте, которая содержала слишком много информации или какие-то смущающие комментарии о ком-то по пути. Разве ты не ненавидишь, когда это происходит? И затем, помимо этой проблемы, есть просто избыток бесполезной информации, поскольку каждое новое письмо в ветке включает в себя все предыдущие письма. Подумайте, сколько шлама мы отправляем по трубопроводу. Нужно ли всем напоминать в каждом письме обо всем, что было сказано во всех связанных письмах?
