Если вы включили свой бизнес в качестве корпорации S или корпорации C, в большинстве штатов требуется вести тщательный учет деятельности компании. Каждый раз, когда ваш совет директоров встречается, вашей компании необходимо вести учет в архиве для целей соответствия нормативным требованиям.
Существует длинный список возможных транзакций и решений, которые вам могут понадобиться для записи. Это может включать в себя все, начиная от:
$config[code] not found- Назначение нового офицера.
- Отставка директора.
- Покупка страховки.
- Продажа акций
- Получение кредитной / кредитной карты на имя компании.
Ведение записей может быть очень простым, особенно для владельца малого бизнеса. Тем не менее, надлежащие протоколы собраний необходимы для поддержания вашей корпорации в хорошем состоянии и поддержания вашей личной ответственности. Ниже приведены некоторые ключевые моменты, которые вам нужно знать, когда дело доходит до ведения протокола ваших встреч.
Что такое протокол встречи?
Протоколы заседаний содержат официальный отчет о том, что было сделано или о чем говорилось на официальных заседаниях, включая любые принятые решения или предпринятые действия.
Они принимаются во время официального заседания совета директоров или акционеров корпорации, например, на начальных и ежегодных собраниях. Как правило, протоколы заседаний записываются секретарем корпорации (или другим лицом, назначенным на совещании).
Что должно быть включено в протокол заседания?
В протоколе вашей встречи не нужно включать каждую мелочь. Вам просто нужно документировать ключевую информацию и любые принятые решения или предпринятые действия. В общем, ваши протоколы должны быть достаточно подробными, чтобы служить «институциональной памятью» вашей корпорации.
Типичные минуты будут включать следующее:
- Основная информация о встрече: дата, время, место.
- Кто присутствовал вместе со специальной запиской в случаях, когда участники приходили поздно или уходили рано.
- Пункты повестки дня с кратким описанием каждого пункта.
- Голосование действий с подробным отчетом о том, как проголосовал каждый человек, а также воздержавшихся.
- Время, когда встреча была отложена.
В большинстве случаев вам не нужно создавать минуты с нуля. Вы можете найти бесплатные шаблоны онлайн, чтобы служить отправной точкой. Выберите свой тип минут / документов, заполните пробелы и распечатайте их, и вы будете выполнять свои обязательства по ведению документации.
Кто обязан вести протокол заседания?
Большинство штатов требуют, чтобы и S-корпорации, и C-корпорации документировали основные деловые решения и основные встречи, которые вы проводите.
В настоящее время следующие государства не делайте требуется хранить минуты:
- Делавэр
- Канзас
- Невада
- Северная Дакота
- Оклахома
Кроме того, LLC не обязаны хранить минуты.
Что мне делать с протоколами после их записи?
Протоколы не нужно подавать в штат, но вместо этого они могут храниться вместе с другими вашими корпоративными записями, такими как учредительные документы, устав и постановления.
Как и другие документы, вы должны хранить протоколы как минимум семь лет. Члены корпорации, такие как акционеры, должностные лица и директора, имеют право просматривать протокол собрания по «обоснованному запросу» корпорации.
Хотя вам не нужно подавать эти документы государству, они все равно должны рассматриваться как важные документы и имеют важное значение для защиты репутации вашей корпорации и вашего статуса ограниченной ответственности.
16 комментариев ▼
