Управление записями позволяет компаниям сохранять и максимизировать ценность информации путем ее правильного хранения, защиты и обеспечения доступности и доступности в будущем. Менеджер записей играет важную роль в обеспечении безопасности и надлежащего управления информацией как актива в компании. Кандидаты должны получить высшее образование в области библиотечного и архивного администрирования или тесно связанные области. Работа также требует критического мышления, навыков решения проблем и способности активно контролировать и координировать большие объемы информации.
$config[code] not foundРазработка и внедрение систем управления записями
Компании генерируют много информации, связанной с продажами, маркетингом, человеческими ресурсами и запасами. Без надлежащей системы управления идентификация, хранение, распространение и удаление записей могут быть трудной и утомительной задачей. Менеджеры документации контролируют разработку и внедрение систем управления печатными и электронными документами, таких как хранение файлов сотрудников в алфавитном порядке. Менеджер записей также может спроектировать систему ссылок, чтобы помочь пользователям получить доступ к записям и гарантировать, что сотрудники сохраняют распечатанные записи в электронном формате или в другой резервной системе, прежде чем утилизировать их.
Надзор за реализацией политики
Менеджер записей определяет и классифицирует записи в соответствии с их доступностью и актуальностью для внутренних и внешних заинтересованных сторон. Например, акционеры могут иметь доступ к годовому финансовому отчету компании, но не к данным сотрудников. В правительственной организации менеджер обеспечивает доступ общественности только к информации, которая не ставит под угрозу безопасность или инновации государства. Менеджер записей также описывает процедуры, посредством которых сотрудники выпускают записи внешним сторонам, таким как аудиторы, федеральные агентства и акционеры.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемПовышение квалификации
Менеджер по работе с записями разрабатывает и реализует программы обучения и повышения осведомленности, чтобы обучить сотрудников тому, как обращаться с записями в соответствии с политикой и руководящими принципами компании. Он следит за тем, чтобы сотрудники понимали политики управления записями, такие как конфиденциальность, точность и достоверность. Несоблюдение установленных правил приводит к последствиям, которые менеджер по работе с клиентами объясняет сотрудникам своего отдела. В его обязанности также входит ориентация на новых сотрудников и определение объема их работы в отделе документации. Менеджер записей также определяет потребности в навыках сотрудников, таких как способность внедрять новые технологии в управлении электронными записями, и организует учебные решения, которые обновляют их навыки.
Безопасность и хранение записей
Другая важная обязанность менеджера записей заключается в обеспечении безопасности и доступности записей. Менеджер наблюдает за безопасным хранением записей, внедряя системы безопасности. Например, она может составить бюджет и осуществить установку камер для мониторинга активности в библиотеке записей. Менеджер также может убедиться, что определенные сотрудники имеют пароли к базе данных, чтобы гарантировать, что только авторизованный персонал имеет доступ к записям.
