Электронная почта может быть быстрым и эффективным способом поддерживать связь с коллегами, но неправильное использование не только непрофессионально, но и может стоить вам работы. Несколько советов помогут вам поддерживать профессиональный электронный этикет.
Начните с обращения к получателю по электронной почте с использованием правильного заголовка, т. Е. Дорогая г-жа миссис миссис доктор и т. Д. Отсутствие формальностей является наиболее распространенной ошибкой. Независимо от среды общения, определенный этикет необходим. Если вы хотите обратиться к получателю лично по его официальному названию, сделайте это и в своих письмах.
$config[code] not foundЕсли электронная почта доставляется нескольким получателям, вы можете заменить Уважаемые Господа, Дамы, Господа, (Название компании) Персонал и т. Д.
Пропустите одну строку и введите свое содержание - информационное сообщение, к которому обращается статья. Это никогда не должно содержать сленг, ненормативную лексику, наготу, сарказм, шутки, унижение личности или любую другую информацию, которая может быть истолкована как оскорбительная для любого.
Держите ваше сообщение прямым и точным. Основывайтесь на фактах, а не на эмоциях.
Никогда не забывайте, что электронные письма легко пересылаются. Даже если предполагаемые получатели не пересылают электронную почту, некоторые компании отслеживают электронную переписку без ведома пользователя компьютера. Кроме того, когда что-то печатается, электронное или иное, на него можно ссылаться в течение неопределенного промежутка времени. Дружественный получатель сегодня может быть противником завтра.
Пропустить строку и закрыть с правильной подписью. Это должно включать ваше полное имя, название компании, отдел, если это применимо, адрес компании и контактные телефоны.
Пример:
С уважением;
Джон Смит, редактор ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Телефон: (213) 456-7485 Сотовый телефон: (213) 654-8768
В строке темы укажите название письма, чтобы его можно было легко идентифицировать.
Всегда проверяйте орфографию! Орфографические ошибки плохо отражаются на авторе.
Корректировать. Затем оставьте его на 20 минут или как можно дольше и снова вычитайте. Если решается важный вопрос или вопрос, перед отправкой получателям подготовьте еще одну отдельную корректуру.
Нажать кнопку «Отправить» очень легко, но управляйте желанием, так как после отправки электронного письма вы не сможете исправить ошибки.
Не используйте смайлики, какими бы симпатичными они ни казались.
Кроме того, не используйте слишком много цветов. Постарайтесь сохранить максимум два цвета на одно письмо.
Всегда BCC (Blind Carbon Copy) самостоятельно, так что у вас есть копии вашей корреспонденции, даже если ваша программа электронной почты автоматически сохраняет копии отправленной электронной почты.
Вы скоро привыкнете к формальности. Получатели оценят ваш профессионализм, и вы поможете избежать потенциально вредных ошибок.
