Должностные инструкции помощника по административным вопросам должны составляться с учетом потребностей человека и организации, которой он будет помогать. Они должны тщательно продумывать и планировать, тем более что это можно считать юридическим контрактом. Хорошее описание дает подробный список дел и ориентиры для административного помощника.
Описать основные категории для работы. Они должны включать должность (т. Е. Административный помощник вице-президента), отдел, непосредственный руководитель, общие области надзора, задачи, условия найма и квалификации.
$config[code] not foundУточните, кому конкретно сотрудник должен помочь. Это предотвратит любые возможные офисные конфликты в будущем. Если этот помощник работает в группе должностей, проясните это. В письменном виде, если этот помощник работает полностью по усмотрению одного руководителя. Также укажите цепочку командования и правильную структуру отчетности.
Определите основные задачи. Будьте осторожны с ленивыми, универсальными фразами для описания работы, такими как «все необходимые задачи». Быть конкретными. Будет ли помощник по административным вопросам планировать поездки, бронировать жилье, диктовать, брать минуты на встречи, управлять расписанием календаря, организовывать файловые системы или контролировать другой персонал помощника? Включите их в список с каждым маркером, начинающимся с глагола действия (вести, сортировать, контролировать, создавать, определять, напоминать и т. Д.).
Определите необходимые характеристики для отличной производительности. Это должно быть как можно более конкретным. Например, попросите об опыте работы с Word, Excel и Photoshop, а не о компьютерной грамотности.
Установить соответствующий уровень образования и опыта. Это должно основываться на конкретных необходимых обязанностях. Для некоторых административных должностей не требуется ничего, кроме диплома средней школы. Тем не менее, может быть желательно получить высшее образование в области делового администрирования или какое-либо другое обучение официального секретаря. Для административных помощников высокого уровня необходим предварительный опыт.
Совет
Будьте внимательны при проверке описания работы для любых заявлений, которые могут рассматриваться как наносящие ущерб или незаконные.
