Деловой этикет влияет на то, как другие люди воспринимают вас на рабочем месте, включая коллег, руководителей и клиентов. Если вас просят потратить минуты на встречу, самый важный момент - сохранить их ясно, кратко и точно.
Подготовка и основы
Всякий раз, когда вы посещаете деловую встречу, приходите туда пораньше и будьте готовы к любым задачам, которые вы можете ожидать на встрече. Если вы храните минуты, вы должны иметь ноутбук или компьютер готоввместе с другими необходимыми предметами, такими как ручки или записывающие устройства. Посещаемость записывается в минутах, поэтому подготовить лист регистрации досрочно. Лист регистрации должен содержать имя каждого участника и пробел, чтобы отмечать время прибытия.
$config[code] not foundНесмотря на то, что деловой этикет запрещает прерывать других ораторов на деловой встрече, ожидается, что собеседник будет вести точные записи о том, что было сказано и сделано на встрече. Любые формальные предложения должны быть записаны дословно. Говорите и задавайте уточняющие вопросы, если вы не слышали или не понимали что-то достаточно хорошо, чтобы записать это точно.
Задача человека, управляющего собранием, состоит в том, чтобы создать повестку дня и следить за ходом встречи. Если собрание отклоняется от установленной повестки дня, протокол должен отражать это. Всегда есть вероятность, что вас когда-нибудь попросят уточнить, что именно произошло на собрании. Независимо от того, что вы должны убедиться, что ваши минуты точно опишите, что на самом деле произошло и в каком порядке.
Зачетный этикет
Протокол встречи - это не просто заметки для удобства людей, которые присутствовали на собрании. Протокол встречи юридическая запись о том, что было сделано на этой встрече согласно статье зарегистрированного парламентария Нэнси Сильвестр.
Вам не нужно записывать каждую деталь того, что было сказано. За исключением официальных ходатайств, просто обобщите содержание. Включите только те данные, которые будут иметь значение в будущем, для тех, кто просматривает минуты. Используйте ключевые слова, чтобы подвести итог каждой дискуссии.
Избегайте любых комментариев, личное мнение или описательный язык в протоколе. Они не только субъективны, но и могут смутить предмет ваших комментариев позже. Например, вы можете добавить записку с надписью «Мистер Смит покинул собрание в 14:45», но вы не должны формулировать это как «Мистер Смит разозлился на г-жу Джонс и выбежал из собрания».
Чтобы избежать ненужных комментариев, не пытайтесь каким-либо образом описать эмоциональный тон встречи. Например, «г-жа Джонс настаивала на том, что показатели продаж улучшатся в следующем квартале», слишком субъективно и лучше сформулировать как «г-жа Джонс сказала, что показатели продаж должны улучшиться в следующем квартале». Пусть факты говорят сами за себя.
