Никто не хочет узнавать о смерти работника, но когда вы это делаете, разработайте план того, как вы и ваша компания будете к нему относиться. Этот план должен включать в себя список форм, которые необходимо отправить бенефициару, семье или исполнителю сотрудника, а также шаги, которые вы должны предпринять до и после выдачи окончательной зарплаты сотрудника. Законы штата, как правило, соответствуют федеральным правилам, но уточните это в своем штате.
$config[code] not foundВо время найма
Включите обозначение формы получателя в документы всех вновь нанятых сотрудников. Заполнив эту форму, сотрудник сообщает, кто должен получить ее окончательную зарплату в случае ее смерти во время работы там. Ежегодно напоминайте сотрудникам о необходимости проверять форму, чтобы убедиться, что ее информация актуальна и соответствует пожеланиям сотрудника. Если ваш сотрудник не назначает бенефициара, вы можете выдать окончательную зарплату исполнителю или ближайшим родственникам, при условии, что у них есть необходимые документы, такие как оригинал завещательного или административного письма, заверенная копия свидетельства о смерти и соответствующий W -9 Форма.
Узнав о смерти работника
Узнав о смерти работника, подготовьте и отправьте пакет информации семье работника и / или назначению бенефициара. Этот пакет должен включать информацию о любых льготах, формах, которые необходимо заполнить, почтовые конверты с оплаченными почтовыми расходами, если это необходимо, контактную информацию и информацию о любой заработной плате, которая еще должна быть выплачена, и когда она будет выплачена. Немедленно оповестить отдел оплаты труда о смерти работника. Этот департамент должен будет заморозить заработную плату сотрудника и прекратить любой прямой депозит до тех пор, пока он не получит необходимые документы, включая свидетельство о смерти и форму W-9 для бенефициара или имущества. Отдел заработной платы должен также рассчитать сумму окончательной зарплаты, которая должна включать заработную плату и другие виды заработной платы, такие как время отпуска или накопленное время по болезни, если применимо. Если вы пользуетесь службой обработки заработной платы, вам может потребоваться предоставить ей заверенную копию свидетельства о смерти сотрудника до обработки окончательной зарплаты сотрудника. Эти шаги важны, поскольку банк может заморозить банковский счет умершего, что может повлиять на получение последней зарплаты.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемОбработка окончательного платежа
Если сотрудник получил, но еще не обналичил чек, вы должны прекратить оплату по чеку и выдать новый чек на эту сумму бенефициару или имуществу сотрудника. Если работнику причитается зарплата за непогашенный заработок, выдайте ее бенефициару или имуществу работника. Проверьте законы штата, регулирующие любые особые условия, которые должны быть выполнены, прежде чем вы получите окончательную зарплату.
Отчет о доходах в IRS
Для заработной платы, причитающейся и выплачиваемой в течение того же календарного года, что и смерть работника, вы должны включить заработную плату в Форму W-2 работника, а также указать сумму окончательной зарплаты в Форме 1099-MISC на имя бенефициара или исполнителя, Если заработная плата выплачивается после года, в котором сотрудник умирает, не указывайте W-2 на имя сотрудника за год, в котором вы выполнили окончательную зарплату. Вместо этого выдайте получателю или исполнителю форму 1099-MISC, в которой указана сумма окончательной зарплаты. Вы можете получить копии этих форм в IRS, которая также может предложить дополнительные рекомендации по заполнению и выдаче этих форм.
