Старшие секретари обычно работают в офисах и выполняют ключевые административные обязанности, чтобы обеспечить эффективную работу ежедневных бизнес-процессов. Старший секретарь может работать под руководством одного или нескольких менеджеров, и ожидается, что он будет вести точный учет всей ключевой корреспонденции в рамках бизнеса. Старшие секретари работают в самых разных сферах бизнеса в государственном и частном секторах.
Роль поддержки
Основная роль старшего секретаря состоит в том, чтобы высвободить время для своих руководителей, выполняя ключевые административные обязанности. Старшие секретари играют ключевую роль в обеспечении точной и своевременной доставки сообщений требуемым сторонам. Старший секретарь обычно диктует записи от высшего руководства, печатает записи в форме письма или отчета и передает информацию предполагаемым получателям, как указано на веб-сайте округа Шампейн. Поэтому старший секретарь должен иметь четкое представление о грамматических правилах и пунктуации и уметь использовать базовые офисные приложения для визуализации статистических данных или использования шаблонов писем. Также ожидается, что старший секретарь будет вести точный график встреч со своим руководителем и подтверждать организацию деловых встреч со всеми ожидаемыми участниками. Ей также может быть поручено организовать поездки и забронировать места для проведения конференций за пределами площадки.
Роль связи
Иногда старшему секретарю будет предложено координировать и контролировать ключевые рабочие задания, предоставляемые служащим, чтобы обеспечить их эффективное и своевременное выполнение. Также ожидается, что старшие секретари будут обучать новых сотрудников и переподготовку существующих, когда будут адаптированы какие-либо изменения в обычной деловой практике. Старший секретарь может также осуществлять телефонные звонки из внутренних и внешних источников, ретрансляцию сообщений между отделами и экранные звонки, предпринимаемые менеджерами, чтобы гарантировать, что вся соответствующая информация записана. Ей также может быть поручено выставлять запросы посетителей на стойке регистрации, как описано на веб-сайте Total Jobs.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемДополнительные обязанности
Старший секретарь также может занимать минуты на заседаниях, и ему обычно поручается аккуратная регистрация корреспонденции из внутренних и внешних источников. Старший секретарь также отвечает за мониторинг основных канцелярских принадлежностей и принятие новых заказов на их пополнение. Он также может помочь в подготовке и обработке бюджетных смет и счетов-фактур продаж и часто помогает в администрировании заработной платы. Старшие секретари часто проводят исследования и формируют отчеты об уровнях эффективности бизнеса, показателях продаж и расходах на закупку, как описано на веб-сайте округа Монтерей.
