Встречи являются опорой в бизнесе - они подсказывают решения и действия. Самые продуктивные встречи управляют пунктами действий, не отнимая время от других важных тем повестки дня. Если действия не выполняются должным образом, можно потерять драгоценное время на обсуждение задач, которые не были выполнены, не достигли поставленных целей или не принесли никакой пользы для организации. Эффективное управление элементами действий вплоть до закрытия начинается с точного захвата их в протоколе собрания.
$config[code] not foundопределяющий
Четко определите задачи, не оставляя места для неправильного толкования. Перефразируйте действие, как оно задокументировано, чтобы убедиться, что участники встречи согласны и понимают, что ожидается. Назначьте действие тому, кто присутствует на собрании, и попросите этого человека устно признать свою ответственность. Плохо заявленный предмет действия, назначенный кому-то, кто не присутствовал, когда была поднята проблема, мог оставаться открытым бесконечно долго.
запись
Используйте стандартизированный формат для записи собраний с разделом, специально предназначенным для списка элементов действий. Поддержание согласованного формата помогает гарантировать, что проблемы правильно фиксируются, чтобы обеспечить эффективную последующую деятельность. Запишите, что должно быть сделано, кто несет ответственность за обеспечение того, чтобы это произошло, дату, когда была поднята проблема, или действие было назначено, а также дату, когда ожидается, что действие будет выполнено. Для каждой задачи назначьте основного владельца и сотрудника резервного копирования - резервная копия может служить коллаборатором для основного владельца и поддерживать задачу при ее вызове.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемРаспределительная
Не ждите слишком долго, чтобы распространять протоколы встречи. Если кто-то делает электронные заметки во время собрания, протокол может быть готов к распространению сразу после закрытия собрания или вскоре после него. Длительные задержки могут привести к тому, что посетители потеряют чувство непосредственности. Более поздние назначения действий могут иметь более высокий приоритет, чем те, которые были выданы во время вашей встречи.
отслеживание
Используйте список элементов действий для отслеживания назначений на основе установленных сроков. Если встреча была частью регулярно запланированной серии, начните следующую встречу с обзора открытых действий. Заранее проинформируйте участников, чтобы они могли подготовить любые необходимые материалы для презентации о ходе работы. Если собрание было уникальным или отдельным сеансом, свяжись с владельцами действий индивидуально или на новом собрании, сосредоточившись исключительно на отслеживании действий до закрытия.
видимость
Если сроки выполнения пропущены или описанные действия не соответствуют ожиданиям, сделайте эти факты видимыми для членов команды. Перераспределите список элементов действий, включая письменные комментарии, которые четко объясняют, что вызвало задержку, почему действие было сочтено недостаточным, и что нужно сделать, чтобы вернуться в нужное русло. Если для устранения препятствий необходима помощь управления, назначьте время соответствующим членам команды управления, чтобы предоставить краткое изложение как проблемы, так и рекомендуемого решения группы.
закрытие
После завершения действия обновите список элементов действия, указав дату, когда проблема была закрыта. Распространите список среди членов команды, чтобы они могли видеть, какие действия были закрыты и когда. После того, как все увидят закрытые элементы, удалите их из списка. Закрытые элементы могут быть заархивированы или удалены, в зависимости от потребностей команды или ожиданий руководства.
