Сотрудники администрации офиса оказывают помощь офисным работникам. Они ведут учет и системы регистрации и часто отвечают за ввод данных.Они могут вести базу данных клиентов или инвентаря и вести переписку для рассылки, а также читать и пересылать почту в соответствующий отдел. Общая цель любого офисного администратора - облегчить работу их руководителя.
Управление базой данных
От сотрудника администрации офиса обычно не требуется создавать базу данных, но он должен будет вводить данные и иметь возможность вызывать записи, которые соответствуют определенным критериям, в любой момент. Они также должны создавать отчеты на основе информации базы данных. Эти отчеты обычно передаются старшим сотрудникам или представляются на конференции.
Подготовка корреспонденции
Переписка может быть отдельным письмом или информационным бюллетенем, предназначенным для всех клиентов. Сотрудники администрации должны подготовить памятки и объявления и разослать их всем сотрудникам. Предполагается, что сотрудники офисной администрации будут отвечать на запросы по электронной почте, и любой из них ответит по электронной почте в соответствующий отдел.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемУправление расписанием
Резервирование встреч, планирование конференций и информирование персонала о расписаниях традиционно означало запись всех встреч в центральном дневнике и отправку еженедельных или ежедневных обновлений персоналу. В настоящее время большая часть планирования выполняется в электронном виде с помощью программ управления данными, таких как Outlook, iCal или Eudora. Это позволяет сотрудникам администрации офиса обновлять и публиковать несколько календарей в электронном виде. Это позволяет другим сотрудникам одновременно проверять календари, внося коррективы по мере необходимости.
Отвечать на телефоны
Сотрудники администрации офиса отвечают на звонки и либо общаются с клиентами, либо переводят их в отдел, более подходящий для ответа на их запросы. Кроме того, сотрудники офисной администрации обязаны записывать подробные сообщения вместе с любой контактной информацией звонящего.
