Помощник команды помогает выполнять рабочую нагрузку, выполняя административные обязанности, чтобы освободить членов офисной команды для выполнения других обязанностей. Они вмешиваются, чтобы помочь с текущими проектами, чтобы более опытные участники могли сосредоточиться на способах улучшения проекта, устранения неполадок или удовлетворения потребностей клиентов. Дополнительная административная помощь имеет жизненно важное значение для соблюдения сроков и своевременного завершения проектов. Помощники работают под непосредственным руководством руководителей команд.
$config[code] not foundАдминистративные обязанности
Помощники команды помогают с административными обязанностями, которые требуют небольшого надзора. Они планируют встречи с клиентами и удостоверяются, что клиенты получают документы и дебиторскую задолженность вовремя. Они организуют внутренние встречи команды и готовят маршруты, чтобы все сотрудники были на одной странице. Другие обязанности включают в себя: сортировку электронных писем по важности, оповещение членов команды о предстоящих сроках, изготовление копий, выполнение поручений, подготовка документов и организация электронных файлов. Оперативность, эффективные коммуникативные навыки и внимание к деталям - главные требования к работе.
Данные и результаты
Рабочие группы часто нуждаются в дополнительной административной поддержке для ведения учета, управления данными и результатов проекта. Помощники команды делают записи во время встреч и собирают эти записи в заметки проекта. Они собирают и вводят данные в электронные файлы, чтобы у членов команды были записи, подтверждающие их анализ и результаты проекта. Помощники готовят результаты проекта, добавляя номера страниц, привлекательные обложки, списки терминов и оглавление для письменных отчетов. Навыки работы с компьютером, навыки ввода данных и сильные корректуры помогают кандидатам выделяться в качестве квалифицированных кандидатов на работу.
Питание и организация путешествий
Ассистенты проекта координируют офисные обеды и ужины с членами команды. Они заказывают и забирают еду для сотрудников, которые работают много часов, чтобы уложиться в сроки. Они организуют поездки, включая перелеты, проживание и прокат автомобилей. Изучая маршруты конференций и информируя членов команды о деталях семинаров, они освобождают больше времени для опытных участников, чтобы сосредоточиться на обширных и трудоемких проектах.
Финансовые обязанности
Обеспечение того, чтобы команда оставалась в рамках своего бюджета, является жизненно важной обязанностью. Ассистенты команды отслеживают расходы по проекту и квитанции о покупке, а также записывают эти цифры в бухгалтерские программы и таблицы. Они не принимают управленческих решений о закупках, но они уведомляют руководителей команд, когда бюджеты выглядят так, как будто они могут пойти в минус. Помощники заказывают запасы и продукты, когда запасы уменьшаются. Бюджетирование и базовое понимание бухгалтерского учета помогают ассистентам проекта поддерживать предложенные финансовые цели.
